Dados do Case

Título

"Revolução Aprontar: Transformando a Cultura Organizacional e Impactando nos Resultados"

Resumo do Case

A revolução começou na Pronta Serviços Contábeis no ano de 2023, ano em que decidimos não apenas mudar, mas transformar completamente nossa abordagem e cultura organizacional. Nosso mantra "Aprontar" se tornou mais do que uma frase, palavra ou jargão, se tornou nosso chamado para a ação, uma promessa de inovação e excelência em tudo o que fazemos. Aprontar agora é a nossa palavra guia, acordamos, vivemos, trabalhamos e entregamos tudo aprontando muito e como não conseguiríamos fazer isso sozinhos contamos com um time de Aprontadores de excelência, isso mesmo, nossos colaboradores passaram a ser chamados, e o mais importante a se identificar, com o nome de Aprontadores! Os Aprontadores são os agentes da mudança, visionários de novas possibilidades e líderes de uma revolução positiva na cultura organizacional da nossa empresa.

Objetivo geral e específico

Desde sua fundação em 29 de outubro de 2016, a PRONTA SERVIÇOS CONTÁBEIS tem sido uma referência em serviços contábeis de qualidade, acumulando mais de 15 anos de experiência no mercado. Originada da fusão da Thol & Krieger Contabilista Associados, a empresa iniciou suas atividades com 6 (seis) colaboradores e 89 (oitenta e nove) clientes, operando em um coworking no centro de Florianópolis/SC. Logo no ano seguinte, o sucesso de nossa operação nos levou a fechar nosso primeiro grande contrato, demandando a mudança para uma sede física maior, gentilmente cedida pelo próprio coworking, para acomodar o crescimento de nossa equipe e carteira de clientes.
Atualmente, contamos com uma base sólida de 300 (trezentos) clientes e uma equipe de 50(cinquenta) colaboradores dedicados.
Trabalhamos com empresas que atuam no comércio exterior, que importam e exportam, embora também ofereçamos serviços para outros segmentos, como indústrias, prestadoras de serviços, clínicas médicas, e-commerce e empresas de tecnologia.
Nossa jornada não foi isenta de desafios. Enfrentamos obstáculos administrativos e operacionais, mas cada superação trouxe consigo conquistas significativas: a angariação de novos clientes, o crescimento do nosso time, a certificação ISO 9001-2015, a adequação e certificação da LGPD e a reforma de nossa sede atual.
O que nos diferencia? Não somos apenas uma equipe de contadores; somos apaixonados pela contabilidade e pelo impacto positivo que ela pode gerar nas empresas e, por consequência, na vida das pessoas.
A PRONTA SERVIÇOS CONTÁBEIS é uma organização dinâmica e em constante evolução, sempre atenta às mudanças no mundo corporativo, especialmente no campo dos serviços contábeis. Nosso crescimento é resultado de um compromisso firme com nossos propósitos.


Desafio:
Antes de embarcar na jornada de transformação, a Pronta Serviços Contábeis enfrentava uma série de desafios significativos. A escassez de mão de obra qualificada, a falta de engajamento e motivação entre os funcionários, bem como ausência de cultura, eram apenas alguns dos obstáculos que dificultavam o progresso da empresa. Conscientes da necessidade de uma mudança radical para se destacar em um mercado altamente competitivo e garantir resultados sustentáveis, a empresa decidiu abraçar a transformação de forma proativa.

Referências do cases abordando a temática central: ‘’inovação’’

Grupo Acelerador Empresarial.

Estratégias e soluções implementadas para atingir a resolução da ação, com descrição das fases do case

Estratégia de Transformação:
Final de 2022 – no planejamento estratégico de 2023, decidimos embarcar em uma jornada de transformação, revolucionando não apenas nossas práticas, mas nossa cultura organizacional como um todo. Este case documenta essa evolução, com o mantra "Aprontar" como nosso guia nesse processo.
O caminho para a transformação da Pronta Serviços Contábeis teve início com uma imersão em São Paulo, liderada pelo renomado Grupo Acelerador do Marcus Marques no final de 2022, onde nossa diretora teve a oportunidade de participar e voltar de lá com muitos insights. Diante de um cenário onde o time enfrentava desmotivação devido ao cancelamento do trabalho híbrido, além das adversidades do mercado, foi fundamental buscar novas perspectivas e abordagens para reverter esse quadro. A participação nessa imersão revelou novos horizontes e estratégias que poderiam revitalizar a empresa. A decisão de integrar uma confraria de empresários, composta por mais de 300 empresas em todo o Brasil, foi tomada por todo time estratégico, foi um passo audacioso e com um investimento alto, porém essencial, para repensar os fundamentos da empresa. Logo no primeiro encontro com os empresários, ficou evidente que os princípios básicos de missão, visão e valores da empresa não refletiam suas aspirações reais e necessidades de crescimento e que nenhum colaborador conhecia ou entendia do que se tratavam aquelas palavras impressas nas nossas paredes. Percebemos que uma mudança profunda na cultura organizacional seria essencial para impulsionar a empresa para o sucesso desejado. Foi então que surgiu o conceito transformador de "Aprontar" - representando a ideia de entregar com excelência e eficiência tudo que nos propomos. Esse insight visionário nos inspirou a adotar uma nova cultura, reformulando nossos objetivos estratégicos de forma a ressoar com todos os colaboradores da empresa, permitindo que eles internalizassem e vivenciassem esses princípios no dia a dia. Além disso, lançamos uma iniciativa inovadora para identificar e capacitar "Aprontadores" - colaboradores que se destacavam como agentes de mudança e inovação dentro da organização.
Passamos a entender cultura organizacional é o alicerce de do sucesso de qualquer organização e que ela não é apenas um conjunto de valores escritos; é a essência de quem somos e como trabalhamos todos os dias. Então decidimos implantar a nossa cultura organizacional Aprontar.

Implementação:
A implementação da cultura Aprontar começou com uma jornada de reflexão e colaboração. Engajamo-nos em uma série de mentorias que nos auxiliaram a revisar profundamente nossa missão, visão e valores. Esses pilares foram construídos coletivamente, através de diversas reuniões de brainstorming, até alcançarmos o resultado que hoje resume nossa essência e nos guia nessa trajetória.
Missão: Contribuir no progresso e ordem das empresas para impactar na prosperidade das pessoas.
Visão: Impactar 500 clientes até 2026
Valores:
Ética - Comprometemo-nos a conduzir todas as nossas atividades com integridade, transparência e respeito. A ética é a base sólida sobre a qual construímos relacionamentos duradouros e confiáveis.

Encantamento do cliente - Nosso compromisso com o encantamento do cliente é evidente em cada interação. Buscamos superar expectativas, construindo laços de confiança e satisfação duradoura.

Cultura do Dono- No cerne da PRONTA, está a cultura do dono, onde cada membro encontra espaço para contribuir e criar uma sinergia única. Nossos colaboradores são mais do que simples funcionários; são nossos ativos mais valiosos. Por isso, investimos continuamente em seu desenvolvimento profissional e pessoal, proporcionando um ambiente repleto de oportunidades de aprendizagem.

Melhoria Contínua - Buscamos constantemente aprimorar nossos processos, conhecimentos e serviços. A melhoria contínua é a chave para nos mantermos relevantes, eficientes e capazes de oferecer soluções inovadoras aos nossos clientes.

Prosperidade - Aqui, a prosperidade é mais do que uma aspiração; é uma promessa tangível. Acreditamos que o verdadeiro sucesso é compartilhado. Trabalhamos não apenas para a prosperidade financeira, mas para o crescimento sustentável e a realização dos objetivos de nossos clientes, colaboradores e comunidade.

Para celebrar e disseminar esses novos conceitos e a nossa nova cultura, planejamos um evento de cultura cheio de surpresas e encantamento destinado aos nossos Aprontadores. Elaboramos um manual de cultura que serve como guia para todos os colaboradores, contendo diretrizes claras e exemplos práticos do que significa viver os valores da empresa. Esse manual foi distribuído durante o evento, que foi marcado por palestras inspiradoras e compartilhamento de conhecimento e hoje podemos citar que nossos valores fazem parte do nosso dia a dia, bem como nossa missão e visão.

Criamos também nosso grito de guerra:
APRONTAR, IMPACTAR, PROSPERAR! Somos a Pronta e nada pode nos parar!

Entoamos nosso grito em todas as ocasiões em que nos reunimos, pois nos conecta com o nosso propósito.
Está estampado em nossas camisetas e em nosso dia a dia.

Além disso, investimos em uma ampla gama de treinamentos para todos os funcionários, de assuntos gerais que profissionalizam nossos colaboradores para a vida, sempre destacando os valores fundamentais da empresa e incentivando a criatividade e a iniciativa.
Estabelecemos programas de reconhecimento para valorizar e premiar os Aprontadores, fomentando uma cultura de excelência e inovação. Medidas como a implementação do Programa de Participação nos Lucros e Resultados (PLR) e o desenvolvimento de um RH estratégico foram algumas das iniciativas nesse sentido.
Reformulamos também nosso processo de integração, oferecendo aos novos colaboradores uma imersão na cultura da empresa desde o primeiro dia. Recebemos esses novos membros da equipe com o mantra "Aprontar", apresentando-os à empresa e à nossa história de forma que já se sintam parte da família desde o início.

Criamos as Pílulas de Prosperidade, uma ferramenta simples, mas muito poderosa, de reconhecimento no ambiente de trabalho. Trata-se de um registro em papel que pode ser dado de colaborador para colaborador, como forma de agradecer por uma gentileza prestada, reconhecer uma conquista ou parabenizar por um impacto gerado no cliente ou internamente, seja por uma boa ideia, uma atitude positiva ou qualquer outro comportamento que represente os valores da empresa. Essa prática fortalece o espírito de equipe e incentiva uma cultura de reconhecimento e gratidão.

Implantamos a Cultura do Feedback
O Feedback é visto na Pronta como um presente que damos e recebemos das pessoas, pois refere-se a um retorno sobre a nossa conduta e é essencial para o nosso crescimento em todas as dimensões. Ninguém é perfeito e faz tudo certo o tempo todo. Encorajamos nossa equipe a dar feedback sempre que necessário e incentivamos o time a buscar feedback constantemente, seja para identificar oportunidades de melhoria ou para reconhecer comportamentos positivos. Acreditamos que o feedback é uma ferramenta poderosa para o crescimento e desenvolvimento individual e coletivo, e buscamos criar um ambiente de confiança e respeito, para que todos possam compartilhar seus pontos de vista de forma construtiva e colaborativa.

Instalamos o Sino da Prosperidade
O sino da Prosperidade serve para celebrar as nossas conquistas como: novos clientes, finalização de projetos dentro dos prazos estipulados, metas desafiadoras alcançadas. A cada badalada do sino, é sinal de que estamos no caminho certo, rumo à prosperidade.

Quem contratamos, quem demitimos e quem promovemos
Deixamos claro para os colaboradores quem contratamos, quem demitimos e quem promovemos, bem como as condutas esperadas e não toleradas dentro da empresa.

Criamos nossos mantras
Frases e expressões, que nos lembram de nos conectar com nosso propósito e nos motivam a agir de acordo com a nossa cultura.
Bora aprontar

“Bora aprontar” é um dos nossos principais mantras e que representa muito bem a nossa mentalidade de prontidão e ação. Para alcançar nossos objetivos, precisamos estar sempre preparados para encarar desafios e assumir riscos calculados. O "bora" é uma expressão informal que significa "vamos" e o "aprontar" representa a nossa disposição para fazer acontecer e realizar nossas metas; significa: “deixar pronto”. Esse mantra nos inspira a sermos comprometidos, pontuais e proativos em nossas ações, buscando sempre honrar com aquilo que nos comprometemos.

Foguete não tem Ré
"Foguete não tem ré" reflete nossa cultura de alta performance e comprometimento com a melhoria contínua. Essa expressão representa a ideia de que, assim como um foguete, nossa empresa está sempre em constante movimento e não há espaço para retroceder ou desistir de nossos objetivos. Esse mantra inspira nossos colaboradores a sempre buscar o melhor, serem proativos e persistentes em suas ações, mesmo quando as coisas se tornam desafiadoras.

Por quem?
Esse mantra é muito poderoso, pois nos ajuda a manter uma conexão emocional com nossos propósitos e objetivos pessoais, em um nível mais profundo. Quando nos lembramos de que não trabalhamos apenas para nós mesmos, ou para pagar boletos, mas também para apoiar aqueles que são importantes para nós, como nossa família, e para concretizar nossos sonhos materiais, isso nos motiva a dar o nosso melhor todos os dias em nossas atividades profissionais e pessoais.

Dia lindo a gente faz
Esse mantra nos inspira a encarar cada dia como uma nova oportunidade para fazer a diferença e alcançar nossos objetivos. Ele nos motiva a abraçar cada desafio com entusiasmo e determinação, lembrando-nos de que podemos ter um impacto positivo em nosso trabalho e em nossa vida pessoal e que isso só depende de nós. Nem sempre podemos escolher o desafio que nos será imposto, porém, escolhemos diariamente a forma de lidar com ele: agindo como verdadeiros heróis da nossa própria história ou nos tornando vítimas e reféns. O mantra nos lembra que o poder de escolha é nosso!

PAPERGIA
Representa nossa disposição em nos entregar para tudo aquilo que nos propomos, nos permitir participar com intensidade e muita energia.
PA = Participação
PER = Permissão
Gia = Energia

Criamos um Programa de apadrinhamento e acompanhamento no período de experiência
Temos um programa de apadrinhamento e acompanhamento no período de experiência, que foi criado para garantir que nossos novos colaboradores tenham uma transição suave e bem-sucedida para o ambiente de trabalho.

Implantamos o DayOff - Celebração dos Aniversários de vida
A Pronta oferece o Day Off, um dia de folga, que pode ser usufruído no dia do aniversário ou dentro do mês do aniversário. Queremos que nossos colaboradores se sintam amados e valorizados e é por isso que tornamos o aniversário deles um evento especial! Afinal, na Pronta, valorizamos o equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, pois acreditamos que essa é a chave para uma equipe feliz e produtiva.

Café com a Noeli
Os aniversariantes do mês são convidados para um delicioso café da manhã, onde podem desfrutar de boa comida, conversas incríveis e momentos descontraídos de integração com seus colegas e conhecer melhor a nossa diretora, Noeli Krueger. É uma excelente oportunidade de estreitar laços com colegas de trabalho e trocar ideias com nossa diretora.

Avaliação de Desempenho
Aqui na Pronta, levamos a avaliação de desempenho muito a sério e a encaramos como uma ferramenta de desenvolvimento, não apenas de julgamento.
Através desse processo, nossos colaboradores têm a oportunidade de receber um feedback construtivo e específico sobre seu trabalho, reconhecer suas conquistas e identificar áreas de melhoria. Além disso, a avaliação de desempenho também é uma oportunidade para nossos colaboradores conversarem com seus gestores sobre suas expectativas, planos de carreira e desenvolvimento profissional.

Programa de Desenvolvimento Individual
O Programa de Desenvolvimento Individual (PDI) é um dos pilares da cultura de cuidado da Pronta com seus colaboradores. Acreditamos que, para crescermos como empresa, precisamos investir no desenvolvimento de cada um deles.

Aniversário de empresa
É um momento único e significativo, que merece ser lembrado com carinho, pois representa a nossa parceria duradoura com nossos colaboradores. Durante essa ocasião, não apenas celebramos, mas também concedemos o tão aguardado direito ao plano de saúde da Unimed, com 100% da mensalidade paga pela Pronta, para aqueles que completam um ano de casa. Juntos, construímos uma trajetória de sucesso e estamos ansiosos para celebrar mais um ano de conquistas e crescimento!

PLR – participação nos lucros
A nossa empresa passou a distribuir a tão esperada PRL (Participação nos Lucros), mas para alcançarmos esse objetivo, precisamos trabalhar ainda mais unidos e focados no nosso valor de Cultura do Dono, trabalhar todos os dias para atingir nossas metas.

No cotidiano, promovemos um ambiente de trabalho que valoriza o aperfeiçoamento profissional e busca oferecer uma atmosfera leve e descontraída, sem perder o foco no nosso objetivo de entregar qualidade e excelência em tudo que fazemos.

Resultados quantitativos e qualitativos do case

Ao longo dessa jornada de transformação, estamos testemunhando resultados notáveis tanto interna quanto externamente.
Internamente, a mudança cultural foi profundamente marcante. Os Aprontadores abraçaram sua identidade e função na empresa com entusiasmo e paixão, tornando-se verdadeiros protagonistas dessa revolução.
O aumento na produtividade está sempre em pauta, optamos por mudar de sistema contábil e essa decisão envolveu todos os Aprontadores da empresa o que nos trouxe confiança de que estamos no caminho certo para aumentar a nossa produtividade com eficiência e de forma palpável.
A mentalidade empreendedora dos Aprontadores impulsionou uma melhoria significativa nos processos operacionais da empresa, refletindo-se em resultados tangíveis.

A implementação do programa de indicação de novos colaboradores (ainda em processo de implantação) será com certeza um sucesso. Este programa não apenas visa atrair talentos qualificados, mas também fortaleceu nosso time com profissionais alinhados com a cultura "Aprontar".

Criamos um ambiente de trabalho inspirador, onde eventos motivacionais e reconhecimento frequente dos Aprontadores geraram uma cultura de engajamento e comprometimento. O Clima da empresa é de colaboração e união.

Externamente, nossos clientes experimentaram um novo padrão de serviço e excelência.
Reinventamos a experiência do cliente, superando expectativas e gerando um NPS de 93% na pesquisa anual de satisfação.
A redução no tempo de resposta aos clientes foi significativa, resultando em maior satisfação e fidelização. A agilidade nos processos refletiu diretamente na experiência do cliente.
Como resultado de nosso compromisso com a inovação e excelência, conquistamos um crescimento substancial na participação de mercado e o reconhecimento da marca como referência em nosso setor.
O programa de indicação de novos clientes (ainda em processo de implantação) irá refletir a confiança e satisfação dos clientes atuais, para que se tornem defensores entusiastas de nossa marca, impulsionando ainda mais nosso crescimento.

Na Pronta Serviços Contábeis, estamos comprometidos em continuar liderando com inovação, coragem e paixão, desafiando os limites do possível e inspirando outros a fazerem o mesmo.

A cultura "Aprontar" foi e está sendo uma jornada emocionante e recompensadora. Ao abraçar esse desafio, a empresa não apenas superou as dificuldades anteriores, mas também estabeleceu um novo padrão de excelência no mercado. A cultura organizacional continua e continuará sendo um pilar fundamental para o sucesso contínuo da empresa e vamos continuar aprontando muito, porque foguete não tem ré e mesmo que venha a ter, no nosso conceito é sempre para a frente, desistir não faz parte do nosso vocabulário.