Dados do Case

Título

Digitalização do processo de chegada de pacientes até retirada de exames de ressonância magnética e tomografia.

Resumo do Case

Buscar redução no tempo de atendimento dos pacientes, desde sua chegada até a liberação pelo técnico de radiologia e reduzir o tempo de atendimento para retirada de exames presenciais, quando o paciente assim o desejar.

Objetivo geral e específico

Os principais objetivos para o projeto foram:
1. Eliminar uso de papel durante o processo de realização e entrega de exames de imagem;
2. Facilitar o controle de chegada e atendimento dos pacientes;
3. Eliminar impressão de exames de Ressonância e Tomografia sem que o paciente precise do mesmo;

Referências do cases abordando a temática central: ‘’inovação’’

1. Eliminar uso de papel durante o processo de realização e entrega de exames de imagem
a. Implantação de Scanners na recepção para exames anteriores (já criando base de dados e buscando fidelização do cliente, já que todos os seus exames estão cadastrados em nosso sistema).
b. Implantação de guichê preferencial para retirada de exames impressos – reduzido o tempo de espera na fila e focando os recursos no atendimento de pacientes que estão esperando para realização de exames.
2. Facilitar o controle de chegada e atendimento dos pacientes
a. Implantação de sistema automatizado de totem para controle de senhas e chamadas dos pacientes.
b. Chamada de pacientes para realização do exame era de acordo com uma “fila de papel” e agora é de acordo com os cadastros no sistema: isso facilita a gestão do tempo de preparação e espera do paciente pelo exame.
3. Eliminar impressão de exames de Ressonância e Tomografia sem que o paciente precise do mesmo
a. Com a automação foi possível reposicionar a impressora de exames para a recepção, dessa forma somente são impressos exames de acordo com o pedido do paciente.
b. Não precisamos mais guardar exames impressos por um período de 5 anos e depois ter o custo para o seu descarte (que por conter dados pessoais deveria ser feito com empresa especializada em destruição de informações) além de não precisar pagar para a referida destruição.
4. Cadastro de médicos requisitantes no sistema para que, com seu próprio login, possam acessar os resultados dos exames de forma remota e com mais detalhes do que o paciente consegue ter acesso.
5. Médico responsável pela emissão do laudo faz a análise das imagens, digita o laudo e o disponibiliza no site para consulta externa e impressão internamente, caso solicitado pelo paciente:
a. evitando impressão de imagens em papel sem que o paciente precise das mesmas.
b. Aumentando o controle dos prazos de emissão de laudos por parte dos médicos e
c. criando a possibilidade de aviso ao paciente em caso de alguma intercorrência (antes não era possível por ser tudo em papel).

Estratégias e soluções implementadas para atingir a resolução da ação, com descrição das fases do case

De maneira geral foram algumas etapas, como segue:
1. Treinamento do pessoal de operação e médicos (para análise de imagens e emissão de laudos)
2. Implantação de novo sistema
3. Desenho do processo atual e projeto dos processos futuros
4. Piloto com uma das máquinas (Ressonância)
5. Treinamento do pessoal de operação no novo processo
6. Realocação de impressoras
7. Expansão do processo para a Tomografia e para a recepção
8. Contato com médicos para cadastro e emissão de senhas de acesso
9. Implantação dos scanners e treinamento do pessoal

Resultados quantitativos e qualitativos do case

1. Redução no tempo de atendimento dos pacientes na recepção em 15% - conforme medição nos totens.
2. Redução no tempo de espera dos pacientes para a preparação e entrevista pré-exame.
3. Redução de impressão de exames que não eram buscados pelos pacientes com economia anual da ordem de R$ 30mil.
4. Gestão da documentação do paciente: redução nos custos de destruição de documentos e espaços utilizados para a guarda dos exames impressos.
5. Em função da realocação de impressora, já está contratada a devolução de uma delas ao término do contrato de terceirização dos serviços de impressão, gerando economia de energia, aluguel, insumos e manutenção.
6. Maior controle nos prazos de emissão de laudos por parte dos médicos.
7. Criada a possibilidade de aviso ao paciente em caso de alguma intercorrência na emissão do laudo e publicação das imagens (antes não era possível por ser tudo em papel).
1. Redução no tempo de atendimento dos pacientes na recepção em 15% - conforme medição nos totens.
2. Redução no tempo de espera dos pacientes para a preparação e entrevista pré-exame.
3. Redução de impressão de exames que não eram buscados pelos pacientes com economia anual da ordem de R$ 30mil.
4. Gestão da documentação do paciente: redução nos custos de destruição de documentos e espaços utilizados para a guarda dos exames impressos.
5. Em função da realocação de impressora, já está contratada a devolução de uma delas ao término do contrato de terceirização dos serviços de impressão, gerando economia de energia, aluguel, insumos e manutenção.
6. Maior controle nos prazos de emissão de laudos por parte dos médicos.
7. Criada a possibilidade de aviso ao paciente em caso de alguma intercorrência na emissão do laudo e publicação das imagens (antes não era possível por ser tudo em papel).

seguem links com fotos mostrando os resultados:
https://drive.google.com/file/d/1wPxrv-S0PqweyjXEKQdG7emZ_jfLLKJ7/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/1wOWfoaxKe4X9vZoxQ4TZdmhVgebcDb9J/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/1wPSgSlYaa3OKp-1BDdzYoQ101F6Xx4Ap/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/1wM95MtP395p0rYtG77TraFUWGHkCGMcQ/view?usp=sharing
https://drive.google.com/file/d/1wO44o5BE41KadNW0xxh4TJA2F1CXeddU/view?usp=sharing