Dados do Case

Título

Botão Mágico

Resumo do Case

O Grupo Liderança possui atualmente mais de 1.700 contratos com clientes do setor público e privado, em todos os estados do Brasil. Para atender esses contratos contamos com aproximadamente 30.000 colaboradores.
Para faturar esses contratos é necessário que juntemos vários documentos que comprovem que nossos compromissos em relação ao cliente e aos colaboradores foram cumpridos, como por exemplo: comprovantes de pagamento de salários, de recolhimentos de FGTS e INSS, holerites, ASOs, GEFIP, SEFIP, etc.
Imagine juntar toda essa documentação, contrato a contrato, colaborador a colaborador!
Além disso, todo esse trabalho manual acabava gerando atrasos na emissão das faturas, retrabalho e até insatisfação em nossos clientes.
Nós já contávamos com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), em que é possível salvar e organizar documentos na nuvem. Mas mesmo assim, tínhamos que verificar a exigência de cada contrato e buscar no GED e em outros sistemas os documentos necessários, manualmente.
A ideia do Botão Mágico surgiu como algo distante, quase impossível:
Um botão que com 1 único clique reunisse automaticamente toda a documentação necessária, considerando as especificidades de cada contrato e realizando a busca no GED e nos demais sistemas (internos e externos!) utilizados pela empresa!

Objetivo geral e específico

Objetivo geral: Reduzir o tempo gasto com a juntada de documentos para faturamento dos contratos, reduzindo também o retrabalho
e os erros que um processo manual pode gerar.

Objetivos específicos:
Criar Mapa de Contexto Documental, listando todos os documentos necessários para faturar cada contrato;
Mapear todo o processo e identificar a origem de cada documento;
Criar um sistema que agrupe toda documentação necessária para efetuar o faturamento dos contratos, considerando as especificidades e exigências de cada cliente.

Referências do cases abordando a temática central: ‘’inovação’’

A nossa inovação foi a criação de um software em que é possível reunir toda a documentação comprobatória da prestação de nossos serviços para a emissão do faturamento, com apenas um clique.
Com isso nós conseguimos otimizar a mão de obra aplicada ao processo de documentação, reduzir erros, retrabalho e insatisfação do cliente.

Estratégias e soluções implementadas para atingir a resolução da ação, com descrição das fases do case

O primeiro passo foi criar o que chamamos de Mapa de Contexto Documental, onde informamos quais os documentos necessários para cada contrato, conforme as exigências dos clientes. Para isso houve uma força tareda dos deptos envolvidos na juntada de documentos e também esforço do nosso TI para catalogar essas informações no banco de dados;
O segundo passo foi analisar todo o processo de busca dos documentos: de onde cada documento provinha e quais os passos necessários e particularidades para emissão de cada um deles. Aqui, observamos a necessidade de incluir códigos de barras em alguns documentos para facilitar o gerenciamento no GED e agilizar a pesquisa. Também foi necessário criar robôs e ferramentas para buscar documentos nos sites dos clientes e do governo, como por exemplo: as GRRF, guias de recolhimento de FGTS e as NFes.
Posteriormente, nossos desenvolvedores idealizaram e criaram a tela, considerando as necessidades apuradas pelos usuários.
A equipe realizou testes pilotos para validação da ferramenta.
Após os testes, a ferramenta foi implantada com sucesso!

Resultados quantitativos e qualitativos do case

Sem o Botão Mágico contávamos com 04 analistas coletando documentos nas diversas fontes durante 08 dias do mês! Ou seja:
8h48min x 8 dias x 4 analistas = 281h36min por mês na coleta de documentos.
Com o Botão Mágico conseguimos reduzir para apenas 01 dia, otimizando as despesas com pessoal. Além de agilidade, ganhamos assertividade e padronização no processo, evitando erros, retrabalho e insatisfação dos clientes.
Aqui segue link com o depoimento da Aline, uma das nossas colaboradoras envolvidas no processo de documentação: https://www.youtube.com/watch?v=0inHKHWQHH8
Já no link a seguir é possível ver o funcionamento do botão mágico na prática: https://www.youtube.com/watch?v=EmOaWl1Tiw0
Segue link para apresentação: https://www.canva.com/design/DAF_-VApQRQ/1iNt3WU-NZ7Xrq5kUUhwcg/edit?utm_content=DAF_-VApQRQ&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=sharebutton