Dados do Case

Título

Inovação em Ação: RG Contadores na Transformação de Processos Contábeis

Resumo do Case

A RG Contadores Associados foi fundada em 1984 e atua na prestação de serviços contábeis, planejamento e assessoria tributária, gestão de pessoas, serviços paralegais e societários, gestão de tecnologia da informação, entre outros.
Um dos pilares da empresa é investir constantemente em tecnologia e aprimorar sua forma de executar os processos internos a fim de atingir melhores resultados.
Neste case, será apresentado o “HUB” desenvolvido internamente pela equipe de TI da RG Contadores Associados para otimizar as rotinas dos departamentos da empresa. Essas ferramentas permitem a automatização de rotinas repetitivas e, consequentemente, o colaborador e as lideranças têm mais tempo para efetuar o trabalho de análise e para o atendimento ao cliente.

Objetivo geral e específico

O case tem como objetivo geral apresentar uma das ferramentas desenvolvidas pelo grupo de inovações da RG Contadores Associados que resultou em aperfeiçoamento de processos que envolve a rotina da empresa na prestação de serviços contábeis no ano de 2023.
Os objetivos específicos são:
• Apresentar dados quantitativos da redução de tempo na execução de atividades rotineiras;
• Mostrar que a implementação de ferramentas automatizadas minimiza o risco de erro de preenchimento;
• Demonstrar a construção de uma cadeia de valor em que o colaborador deixa de ser um executor de atividades burocráticas para uma peça essencial no atendimento especializado;
• Promover a inovação de processos internos que, ao ser desenvolvida de maneira personalizada, auxilia a execução de atividades repetitivas e que demandam tempo.

Referências do cases abordando a temática central: ‘’inovação’’

A profissão de contador normalmente é vista como maçante, repetitiva e burocrática e durante muito tempo foi assim. Porém, atualmente, a rotina das empresas de contabilidade mudou com os softwares especializados, que proporcionam segurança na prestação das informações necessárias, e com os preenchimentos de informações diretamente nos sistemas do governo. Dessa forma, a inovação se faz necessária nas empresas de contabilidade à medida que geram agilidade e confiança na prestação do serviço.
Na RG Contadores Associados, a inovação sempre se fez presente na forma de executar o trabalho e nas ferramentas utilizadas, que são criadas de acordo com a necessidade de execução da atividade. Um caso é a utilização de máquinas virtuais a mais de 15 (quinze) anos, que permite acessar à base da empresa – como, e-mail, softwares, pastas e arquivos – de qualquer computador que tenha os acessos autorizados. Essa forma de trabalhar fez com que durante o período da COVID-19 a empresa não sofresse com as restrições e com o isolamento social.
Um segundo ponto é a própria estrutura da empresa e da distribuição das áreas dentro do espaço físico ser desenhada para melhor prestação do serviço. As áreas que necessitam ficar próximas ou que são interligadas dividem o mesmo ambiente e, assim, interagem de forma mais produtiva.
Nos últimos anos, a RG Contadores Associados investiu em processos automatizados e robotização. Alguns exemplos de processos que foram automatizados são quebra de PDF com informações para importação automática de extratos bancários, importação de notas fiscais, importação de relatórios gerenciais e financeiros de vários sistemas de clientes etc. Já em relação aos processos robotizados tem-se apuração de impostos, processamentos de informações contábeis, fiscais, patrimoniais e pessoais, envio de declarações, importação de notas fiscais em grande volume, geração de relatórios personalizados etc. Isso já se somam mais de 80 robôs e 290 processos automatizados.
Percebe-se que ao longo dos anos desenvolvemos diversas ferramentas de automatizações e robotizações de processos específicos, mas estava causando uma série de problemas com atualizações, controles de acesso, disseminação da informação etc. Com isso a empresa viu uma oportunidade: desenvolver um HUB autóctone juntando todas as informações em único local, de fácil acesso, moderno, com alta performance de processamento de dados aliado a uma linguagem gráfica atual elevando a experiência do usuário.

Estratégias e soluções implementadas para atingir a resolução da ação, com descrição das fases do case

O desenvolvimento do "HUB" foi conduzido em fases cuidadosamente planejadas:

1. Mapeamento e Priorização: Identificamos as rotinas com maior processamento de dados e similaridades entre os setores, priorizando as áreas de intervenção.

2. Desenvolvimento e Integração: Utilizamos um esqueleto de programação validado para importar dados, unificando comandos e processos automatizados em uma única plataforma.

3. Lançamento e Ferramentas: Introduzimos uma série de ferramentas no lançamento do "HUB", incluindo conversores de arquivos, importações de lançamentos contábeis, e alocação de funcionários. Para o futuro, prevemos a implementação de ferramentas adicionais, como importação de recebimentos de duplicatas e retidos, e conciliação de clientes e fornecedores.

Criamos para o lançamento do HUB, as seguintes ferramentas:
• Conversor de extratos bancários de PDF para Excel
• Limpar lançamentos de DMED com CNPJ
• Zerar ou tributar lançamentos de entradas/saídas na CFOP
• Gerar lançamentos de DMED
• Importação de lançamentos de distribuições de lucros no módulo Fiscal para a REINF
• Importação de recebimento de retidos no módulo Fiscal
• Importação de lançamentos contábeis múltiplos
• Alocação de funcionários

E com previsão de lançamento para o ano de 2024:
• Importação de recebimentos de duplicatas e retidos no módulo fiscal, com opção de contabilizar ou não
• Gerar tela de retidos
• Importação de lançamentos de saídas
• Gerar duplicatas de saídas parceladas
• Conversor universal de PDF para Excel
• Extrator de código de barras
• Importação de lançamentos de entradas
• Conferência DMED
• Baixa de bens em lote (módulo patrimonial)
• Conferência de provisões
• Limpar código de barras (módulo financeiro)
• Conciliação de clientes e fornecedores
• BI de clientes
• Importação de pagamentos de duplicatas
• Conferência IRRF/CSRF/INSS

A Inteligência Artificial (IA) teve um processo fundamental na aceleração do desenvolvimento do “HUB” como um todo. Por ser um sistema robusto e complexo, tínhamos muitos desafios para serem vencidos, e tratando de algo novo para nós, com uma equipe jovem e feito 100% dentro da RG Contadores, esses desafios eram exponenciais.
O primeiro desafio que tivemos foi com o banco de dados (BD), em fazer a melhor escolha para quando o HUB tomasse volume, como o BD seria estável e performático, a um preço acessível.
Depois foi com toda a criação do Back e do Front End, onde mais utilizamos ajuda da IA, tanto nas linhas de código como na previsão de performance. E isso nos ajudou muito a entender e trabalhar com a IA, em que vimos um grande avanço nos nossos prompts e potenciais de uso.
Após o desenvolvimento do primeiro protótipo do HUB, utilizamos a IA para a análise de similaridades dos nossos comandos que queríamos colocar como ferramenta aos usuários. E nas sugestões de melhorias no design gráfico aumentando a experiência de uso final.

Resultados quantitativos e qualitativos do case

Em um recorte de análise de três meses de utilização do “HUB” em 2023, nas ferramentas de Lançamentos contábeis múltiplos, Distribuição de lucros, Gerar DMED, Exclusão DMED, Recebimentos de retidos, Zerar tributos CFOP e Alocação de mão de obra foram realizados aproximadamente 85.000 lançamentos automatizados em um pouco mais de 24 minutos dentro do sistema contábil Questor. Pensando em alguns anos atrás, quanto tempo se levaria para se realizar esta quantidade de lançamentos. Esses movimentos, de automatização de rotina, otimizam a execução e permitem nossos colaboradores executar atividades de contabilidade consultiva aos nossos clientes.
O "HUB" desenvolvido pela RG Contadores Associados é um testemunho do compromisso da empresa com a inovação. Ao unificar e aprimorar nossos processos internos, estamos posicionando-nos para oferecer serviços contábeis ágeis e seguros, capacitando nossos colaboradores a focarem em análise e atendimento especializado. Este case exemplifica nossa jornada contínua em direção à excelência e reforça nosso compromisso com a inovação constante.